簡報真的是台上一分鐘, 台下十年工!!
過年前去國外聽一場演唱會(誤~)
是去聽一場會恍神的非常技術導向的論壇.
一來當然是希望能取得一些新知, 二來要開展人脈, 三是可以順便看這麼技術導向的簡報, 他們會怎麼做.
這個貴死人不償命的論壇, 當然聽眾也都不是簡單的角色, 可都是專業人士.
第一天的論壇很精彩, 簡報內容深入淺出, 簡報者還會適時的用些輕鬆的口吻與與會者互動, 簡報結構也很清楚, 對任何問題都能輕鬆過招, 美中不足的是那個螢光棒, 真的轉到我頭會昏, 第一天就在慶幸這個論壇錢沒有白花.
第二天的帶著興緻滿滿就早早入座, 這一天是由一家研究機構但是是分四個人上來講不同的主題, 報告內容含金量很高, 但簡報的字太多, 閱讀起來很吃力, 徧徧這四個人, 大部份是順著簡報的字, 接下來高潮來了….
惟一的女講者, (看名字應該是華裔)穿著得體的衣服, 操著流利的英文, 開始做簡報, 這時, 下面有個與會者舉手問問題, 尷尬的事情來了, 這位女講者, 頓時好像聽不懂英文, 開始支支吾吾, 情緒陷入一個緊張, 然後全場鴨雀無聲!!!
靜得連呼吸聲都聽得到.. 真的是太尷尬, 而且他的同事沒有一個人出來救她…
大約現場停留了有一分鐘吧….. 但我覺得像一世紀一樣這麼長, 在下面的我都很想說. 拜託, 你講講話吧…..整間會議室氣氛凍得跟冰庫一樣….
可想而知這個講者失敗的原因,
一個可能是簡報不是她本人製作的, 但她自己順都沒有順過,
第二種可能是雖然是她自己製作的, 但專業能力不足, 無法臨場反應問題.
做為一個業務, 有時你手上的這份簡報有可能是公司制式的簡報, 但無論如何, 一定要自己再編修過一次, 由一個旁觀者去挑剔這份簡報需修改的地方.
若你是自己製作簡報, 第一個最重要當然是你的聽眾是誰, 接下來很重要的重點就是S.H.E. 這三個字各代表什麼呢?
(Structure)構想: 簡報內文流暢度, 文字轉換成簡報加圖片的結構力及邏輯能力, , 這點其實是最難訓練的, 沒有紮實的內容, 則無法說服聽眾. 色系排版也是很重要, 這就像是很有才能的人但沒有適當的衣著來吸引人, 無論產品做得功能再好, 沒有適當的包裝還是很難一開始吸引人.
(Host) 講著: 聲音口條清楚, 現場是否要有互動, (若是商業簡報, 我會在講到某些頁時, 適時與與會者提問, 尤其是第一次見面的公司, 才能在後面適時的做調整, 另外, 國際貿易許多都是非英文系國家, 也能透過簡單的問答, 讓大家可以吸收.
(Edit)編修: 每個簡報內文, 都要適時的根據不同的背景來做編修, 重點加強, 因為每個客戶的狀況不同, 每次簡報雖然是同一個產品或同一份內容, 但是聽著的背景不同, 每次要達到的目的可能也會有不同, 所以, 記著在會議前要再檢查一遍.
除了以上的SHE重點外, 重要的一點是現場的臨場反應, 這就是測試你的專業能力。若是大型的會議, 一定要做不斷的彩排, 以確認當天的流暢度, 也可以在演練時, 讓其它的人參與發問, 以減少偶發狀況的產生. 另外, 大家若有時間的話, 可以去聽聽一些新創公司的公開簡報, 這些新創公司由於要吸啨及吸引資金, 在簡報的製作及口條都會下點功夫.
記得, 公開簡報的重點就是SHE!
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